 |
Administratie, rapportages en reconciliatie
Bravo dat u moedig op deze link heeft gedrukt. Toch is dit onderwerp echt interessant, omdat hier (tromgeroffel) de juiste keuze u veel geld kan besparen.
Administratie, rapportages en reconciliatie zijn belangrijke zaken die bij selectie van een PSP vaak te weinig aandacht van u als uitbestedende ondernemer krijgen. De administratieve rompslomp begint vaak al bij de keuze tussen een distribuerende of een collecterende PSP.
Distribuerende of collecterende PSP?
- Een PSP die alleen distribueert noemen we een Gateway.
- Bij een collecterende PSP krijgt u een aantal facturen voor de geleverde diensten en informatie over de verwerkte transacties van klanten. En natuurlijk ontvangt u (duh!) periodiek de van klanten geïncasseerde bedragen.
- Bij een distribuerende PSP krijgt u ook een aantal facturen voor de geleverde diensten en informatie over de verwerkte transacties van klanten. Daarnaast ontvangt u van iedere aangesloten acquirer (voor één of meerdere betaalmethoden die u gebruikt) rekeningen voor de geleverde diensten, de verwerkte transacties en de uitbetaling van de van klanten geïncasseerde bedragen.
Afletteren en reconciliatie
Gebruikt u één acquirer voor creditcards en één andere acquirer voor iDEAL (van uw huisbank), dan valt de administratieve rompslomp nog wel mee. Maar bent u wereldwijd actief in 12 landen en maakt u gebruik van 20 verschillende acquirers, onregelmatig verdeeld over die 12 landen, dan heeft uw administratieve afdeling een fijne uitdaging. De afschriften komen via verschillende kanalen binnen (per post, inloggen in online systemen om gegevens op te zoeken en eventuele downloads te genereren of per email te versturen) en op verschillende tijden (dagelijks, wekelijks, maandelijks, en in het algemeen: te laat) binnen. Sluit deze informatie over ontvangen bedragen allemaal maar eens kort met de geplaatste bestellingen en de werkelijk verzonden goederen of geleverde diensten (Hallo Webcam chatlady, we zijn u niet vergeten!).
Dan kan je dat werk wel officieel "afletteren" of zelf "reconciliatie" noemen, maar echt leuk wordt het natuurlijk nooit. Om de complexiteit van het reconciliëren nog verder te vergroten, komen daar de storneringen, overige terugboekingen en andere correcties nog bij. En u voelt hem al aankomen, iedere acquirer rapporteert en verwerkt die net iets anders en meestal in een hun eigen, dus voor u vreemde taal. En Engels, Duits, Frans, Spaans hebben we allemaal (ahum) op school gehad, maar Deens, en Zweeds, en Portugees (in Brazilië) is vaak net wat moeilijker te lezen. Nog een gelukkie trouwens dat ze overal dezelfde cijfers gebruiken.
Rapportage en reconciliatie beoordelingscriteria
Heights adviseert u om een gateway, acquirer en collecterende PSP te beoordelen op de volgende vier factoren:
Autorisatie
Wie mag er wat, en wie mag een bepaald iets niet doen of zien?
Basisprincipe van organiseren om te beheren (ook wel: administratieve organisatie) is functiescheiding. Taken in een organisatie zijn te verdelen in beschikken, uitvoeren, bewaren, registreren en controleren. Deze taken moeten, als u het niet zelf doet tenminste, niet allemaal bij één persoon liggen.
Volledigheid
Krijg ik alles te horen wat ik moet weten? (maar dan wel in hapklare brokken)
De ideale PSP ondersteunt uw bedrijf op administratief gebied van A tot Z. De meeste PSP's geven u echter alleen informatie over de autorisaties en de vereveningen (clearing, settlement) en de rest van de administratieve fasen mag u helemaal zelf organiseren.
Juistheid
Klopt de aangeleverde informatie? En kan ik de aantallen, bedragen en statussen ergens mee controleren?
Klopt de informatie die u van de provider krijgt? Waar wordt gewerkt, worden fouten gemaakt. En fouten maken is menselijk, zegt men weleens. Nou, een aantal PSP's laten wat dit betreft graag hun menselijke kant zien.
Tijdigheid
Als ik het morgen wil hebben, bestel ik het wel morgen
Online wordt door klanten altijd geassocieerd met real time. Het zal u echter verbazen hoeveel werkzaamheden bij veel PSP's nog met de hand worden gedaan. Bij creditcards is de informatie over het algemeen heel snel (dus bijna real time).
Dashboards: drukker en geanimeerder kunnen we het echt niet maken.
Uw PSP belooft plechtig dat zij u alle informatie verstrekt. Helaas wel ja. U zoekt zich helemaal suf in dat online systeem met ALLE informatie. Daarom werken sommige PSP's (maar niet allemaal) met zogenaamde dashboards. Op één pagina krijgt u in één oogopslag te zien wat de status is van de verschillende fasen in uw betalingsproces.
Heights Payments-consultants kunnen u bij het volgende helpen:
- Selecteren van de juiste acquirer of PSP voor uw onderneming. Eventueel in een RFI of RFP traject.
- Beoordelen van de rapportages, informatiestromen en de reconciliatie van uw PSP.
- Onderhandelingen namens u met een gateway/PSP.
- Verbeteren van uw huidige integratie door deze slim (of slimmer) te integreren in uw eigen bedrijfsprocessen.
- Onderzoeken of uw huidige gateway/PSP aansluit op uw strategie, klanten en processen.
- Ondersteunen bij financiële disputen met uw PSP.
- Ondersteunen bij de implementatie en integratie van uw PSP met uw backoffice systemen.
- Doorlichten en reviewen van al uw administratieve processen op zwakke plekken (denk aan: chargebacks, fraude).